Rancang Bangun Sistem Audit Mutu Internal Guna Optimalisasi Kinerja Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

Abstract

Abstrak

Salah satu bentuk evaluasi pada Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) perguruan tinggi adalah pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI). AMI merupakan kegiatan rutin tahunan yang dilakukan untuk mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan standar SPMI agar dapat menjaga dan meningkatkan budaya mutu di sebuah perguruan tinggi. Menyadari pentingnya peranan AMI, setiap perguruan tinggi harus mampu melaksanakan AMI dengan baik agar dokumentasi dan pelaksanaannya dapat dilakukan menyeluruh terhadap Standar SPMI yang telah ditetapkan. Namun demikian, keterbatasan sumber daya manusia, waktu dan biaya menjadi kendala dan tantangan dalam pelaksanaan AMI. Banyaknya indikator yang harus diaudit dengan kompleksitas tahapan dalam pelaksanaan serta dokumentasi hasil AMI yang membutuhkan ruang penyimpanan yang besar tetapi berpotensi hilang dan rusak menjadi hambatan dalam mewujudkannya. Mengatasi permasalahan tersebut, dirancang suatu sistem informasi berbasis website yang mampu mendigitalisasi sistem dan mengotomatisasi pelaksanaan AMI agar menjadi efektif dan efisien dengan menggunakan metode prototyping. Sistem ini dirancang dinamis agar dapat disesuaikan dengan kebutuhan perguruan tinggi lainnya yang menggunakan model implementasi yang sama. Dengan diterapkannya sistem informasi ini dengan studi kasus Politeknik Caltex Riau (PCR), diperoleh hasil bahwa pelaksanaan AMI di PCR terbukti menjadi efektif dan efisien dari sisi waktu, pelaksanaan, otomatisasi pembuatan laporan yang dibutuhkan, pengukuran tingkat kedalaman indikator, dokumentasi dan visualisasi hasil AMI, pelaksanaan tindak lanjut hasil AMI serta konsistensi pelaksanaan AMI. Selain itu, sistem ini juga berhasil mengoptimalisasi kinerja SPMI di PCR melalui sistem e-SPMI yang telah dirancang dan diimplementasikan sebelumnya di PCR. Sistem informasi ini juga telah memenuhi seluruh aspek fungsional yang diharapkan dan memiliki tingkat kebergunaan yang sangat baik mencapai 87%.

Kata kunci: audit mutu internal, metode prototyping, penjaminan mutu, sistem informasi, website.

Abstract

One type of evaluation of the SPMI is the implementation of Internal Quality Audit (AMI). AMI is an annual routine activity conducted to evaluate the conformity of SPMI standards in order to improve the quality culture in a university. Recognizing the importance of the role of AMI, every university must be able to implement the AMI properly so that documentation and implementation can be done thoroughly against the SPMI standards that have been set. Nevertheless, the limitations of human resources, time and cost become obstacles and challenges in the implementation of AMIs. The number of indicators that must be audited with the complexity of stages in the implementation and documentation of AMI results that require large storage space but potentially lost and damaged becomes an obstacle in making it happen. To solve these problems, a website-based information system is designed that is able to digitize the system and automate the implementation of AMIs in order to be effective and efficient using prototyping method. With the implementation of this information system with the case study of Politeknik Caltex Riau (PCR), it was obtained that the implementation of AMI in PCR proved to be effective and efficient in terms of time, implementation, automation of the required data, measurement of the depth of indicators, documentation and visualization of AMI results, implementation of follow-up of AMI results and consistency of AMI implementation. In addition, the system also managed to optimize spmi performance in PCR through e-SPMI system that has been designed and implemented previously in PCR. This information system has also fulfilled all expected functional aspects and has an excellent usability rate of up to 87%.

Keywords: internal quality audit, prototyping method, quality insurance, information system, website